客户要一套可归档的维护资料，客户版怎么整理？

客户提出“把维护资料发一份”，先问清是用于本次验收、内部报销、资产档案，还是以后换人后继续维护。用途不同，资料范围也不同。不能把维护人员手机里的照片、内部聊天记录和领料记录直接压缩后发给客户。

先从维护主记录中取数

客户版应从已经复核过的维护记录中整理，不另写一套脱离现场记录的结论。至少要能对应以下信息：

• 客户、项目或门店名称，以及本次维护覆盖的区域、点位和铜器；
• 服务日期、现场联系人、春喜铜负责人和实际作业人员；
• 维护前状态、客户本次诉求、约定的服务范围；
• 实际处理内容，维护前后照片及其点位；
• 现场确认结果、未处理项、需要客户配合的后续事项；
• 资料版本、整理人、复核人和发出时间。

项目名称相近、多门店共用一位联系人时，要以项目号、门店或点位再核一次，不能只靠客户简称建文件夹。历史照片可以用于说明变化，但应标明原服务日期，避免被当成本次结果。

客户版和内部档案各留什么

客户版保留事实、结果和双方确认内容。内部档案还要留现场限制、判断依据、临时方案、成本与领料记录、内部复盘意见等。内部尚未确认的责任判断、员工评价、其他客户信息和无关现场照片，不进入客户版。

负责整理的人应对照维护工单或台账逐项取数；现场负责人确认点位和照片没有串位；客服或项目负责人复核客户名称、服务范围、结论和遗留事项。涉及盖章、付款或正式验收的资料，再按合同和客户用途确认审批方式，不把普通服务记录自行包装成正式证明。

资料不完整时不要先拼一个“完整版本”

缺少客户确认、维护后照片或遗留事项状态时，应先列出缺项和补证责任人。确实无法补齐的，在客户版中说明资料现状，不用一张不对应现场的照片代替，也不把“已处理”写成“已验收”。

最终文件一般使用不便被误改的版本，并保留发出记录。客户后来补充意见或要求更正时，生成新版本，说明变更内容和生效日期；旧版在内部标记为已替代，不能和最新版混在同一交付目录中。